Foco e Produtividade - Um mar insano de reuniões - por Rubens Pimentel

Tenho acompanhado em meus clientes e em sala de aula uma posição unânime sobre o fato de haver reuniões em excesso no dia a dia das empresas. Há também a percepção de que isto é um fenômeno causado "pelos outros" e que somos vítimas sem salvação desta situação improdutiva.

Vamos pensar com cuidado na situação. O que eu posso fazer para neutralizar a alta ocupação das salas de reunião nas empresas?

Antes da resposta vamos notar algumas evidências: as empresas estão construindo mais salas de reuniões, estão criando regras para organizar quem tem o direito de uso da sala, estão nomeando "guardiões do espaço sagrado" das salas de reuniões, etc.

Raro ver empresas se perguntando, de verdade, qual reunião é realmente imprescindível? Quem realmente é necessário estar presente? Qual técnica de reunião é mais adequada ao objetivo?

Bem, esta última e importante pergunta muitas vezes nem é feita até mesmo pelo organizador. Muitas reuniões são uma zona total, a ponto de ficar difícil identificar quem está no comando.

Muito bem! Como podemos sair disto?

Existem muitos caminhos não estudados pelos líderes e organizadores de reuniões que poderiam ajudar muito como por exemplo a técnica de Check in - Check out relatada no livro Metamanegement de Fredy Kofman, onde um roteiro simples nos guia do início ao fim da reunião e garante cumprimento de tempo, participação de todos e atingimento de objetivos do encontro.

Algumas perguntas também podem ser feitas para determinar sua participação ou não:

• Objetivo da reunião

• Preparação necessária

• Contribuição que posso dar

Dependendo das respostas você decide ir ou negociar sua ausência, por exemplo enviando antecipadamente informações ao organizador.

Vamos continuar neste assunto e mês que vem falamos sobre a técnica de Check in - Check.

Pense com cuidado nisso! Até mês que vem!