Foco e Produtividade - A improdutividade dos e-mails - por Rubens Pimentel

Cada olhadinha um débito enorme na produtividade.

Na última conversa com Marisa ela fez uma reclamação que apesar de muito genérica é pertinente a muitas pessoas e muitos ambientes improdutivos de trabalho.

Ela nos contou que é cobrada o tempo todo por responder a e-mails quase que imediatamente ao recebe-los, e que já foi repreendida por não dar uma resposta imediata através desta poderosa ferramenta de comunicação.

Ela completou dizendo: O povo acha que eu fico de prontidão olhando minha caixa de entrada, esperando e-mails para responder imediatamente. Tenho mais o que fazer!!!!!

Vamos separar a questão em duas dimensões: A primeira é a grande efetividade desta ferramenta assíncrona que potencializou nossa capacidade de registrar interações, transferir documentos e nos comunicarmos com muitas pessoas ao mesmo tempo com apenas um único esforço. Ou seja, o e-mail é um poderoso multiplicador de eventos.

A segunda dimensão é que o mesmo fator que o torna uma poderosa ferramenta de comunicação, o torna também um potencial destruidor de produtividade. Mas esta não é uma característica intrínseca a ferramenta e sim algo que está ligado a nossos hábitos e a ambientes de trabalho autoritários.

A solução desta questão discutiremos no próximo post. Neste quero discorrer sobre como estes ambientes e nosso hábito agem nesse processo.

De uma forma simples e direta podemos descrever o processo da seguinte forma: nosso cérebro busca as recompensas que trazem prazer e evitam desconfortos e para isso ele cria rotinas que são disparados por gatilhos internos ou externos. 

Então podemos dizer que ambientes autoritários recompensam pessoas que fazem o que agrada aos "chefes" e punem os que não o fazem. Portanto, se esse chefe exige respostas rápidas para os e-mails ele irá jogar toda sua equipe a olhar constante mente para a caixa de entrada.

O outro gatilho possível é interno, imagine um profissional que não quer deixar nada passar e quer responder tudo de imediato, por acreditar que essa é a forma correta de trabalhar. Pessoas assim acreditam que ler e-mail é trabalhar, quando na verdade é apenas uma forma de comunicação.

Vamos fazer uma conta: uma pessoa que olhe a caixa de entrada sem atuar no que recebe, apenas verificar se há algo importante umas 20 vezes ao dia, ou seja a cada 20 minutos aproximadamente. E fica ali verificando por 1 minuto apenas. Serão então vinte minutos ao dia. Ou 100 minutos por semana. O mesmo que 400 minutos em um mês. Multiplique 400 por 11 - considere um mês de férias - e teremos 4.400 minutos.

Muito bem 4.400 minutos correspondem a 73,33 horas e como trabalhamos 8 horas por dia, termos utilizado 9,17 dias do ano apenas olhando a caixa de e-mails.

A Marisa tem razão sobre a exigência de resposta imediata. E se imaginarmos uma grande empresa onde essa cultura esta disseminada e onde os gatilhos, rotinas e recompensas já estão instalados, é só fazer a conta para se assustar com o tempo que está escorrendo pelo ralo.

Faça o seu inventário de tempo e durante uma semana anote o tempo que você fica no e-mail sem efetivamente fazer alguma coisa e faça sua conta. Esse é o primeiro passo para começarmos a resolver essa questão cultural e de hábitos pessoais. Marisa já resolveu a questão dela e mês que vem conto como ela fez.

Até o mês que vem!