Foco e Produtividade l Preciso te dizer não, e é para o bem de todos.
05 Maio, 2017
Preciso te dizer não, e é para o bem de todos.
Como dizer não sem prejudicar os relacionamentos pessoais.
Durante todo o processo de ajustes de produtividade nossa colega Marisa esteve envolvida na definição dos objetivos e em listar todas as atividades pessoais e profissionais.
O resultado deste trabalho foi a percepção de que existe muito para fazer, sem o tempo necessário disponível. O que nos causa muita ansiedade e em geral contribui para nos confundir mais do que ajudar. Por isso a definição dos objetivos é o fiel da balança.
Já que é evidente que ela não conseguirá fazer tudo, o melhor a fazer é por atenção apenas naquilo que realmente importa. E somente por perceber isto Marisa já sentiu que sua ansiedade diminuiu e a fez ganhar, ainda que em pequena quantidade, um pouco mais de produtividade.
Embora o que aconteceu com ela seja bom, não é o suficiente para chegarmos ao nosso máximo.
O que foi pedido para Marisa e seus colegas é o que peço agora a você leitor: Organize seus objetivos do mais importante para o menos importante. E agora pegue sua lista de tarefas e relacione cada tarefa com um dos objetivos listados. A lógica é que tarefas que estão ligadas aos objetivos são mais importantes e devem ser priorizadas.
Nós voltaremos em breve para aprofundar este tema, aqui serviu apenas como pano de fundo para nosso aprendizado para evitar a confusão e a profusão de tarefas eu chegam o tempo todo.
Marisa percebeu logo que algumas tarefas não estavam ligadas a nenhum objetivo e percebeu também que novas tarefas chegavam o tempo todo por várias fontes e identificou que a maior dificuldade dela era dizer não para as tarefas que chegam através de pessoas que nos pedem favores ou transferem tarefas para nós.
Muito bem, nosso aprendizado de hoje é exatamente saber como dizer não a estes pedidos. E é esta organização que nos permite argumentar de forma assertiva quando temos que dizer um "não positivo".
Assim como nossa colega Marisa, se tivermos consciência da atividade que estamos fazendo e de quais virão a seguir, e mais importante, se cumpridas nos ajudarão a entregar nossos resultados, fica muito mais fácil explicar para as pessoas a razão pela qual não será possível fazer o que nos pedem AGORA.
Vamos à técnica aprendida por Marisa, e ela consiste em três passos simples e poderosos:
· Primeiro escute e compreenda o que o outro está lhe pedindo. Faça isto sem julgar. Se estão nos dizendo que aquele pedido é importante para eles, devemos acreditar que é. Cuidado apenas para não assumir esta importância para você.
· Feito isto, fundamente seu argumento mostrando o que está fazendo, o prazo com que você se comprometeu e para quem ou para qual objetivo sua tarefa está relacionada.
· Dê uma alternativa de prazo para a pessoa. Diga que consegue se comprometer a entregar o que ele está lhe pedindo para um momento específico no futuro.
Um alerta se for para dizer não, substitua o último passo por um "infelizmente meus compromissos e agenda não permitirão que eu faça o que está me pedindo". Se for possível dê uma sugestão de solução alternativa.
Marisa treinou esta metodologia começando com situações simples e com riscos menores e assim que foi ganhando confiança passou a utilizá-la em várias situações.
Esta é uma forma de filtrar e receber apenas tarefas que façam sentido em relação a seus objetivos, sem ferir suscetibilidades. A Eficácia desta fórmula se dá pelo fato de você não desmerecer os argumentos do outro e despersonalizar o seu não, fundamentando ele em seus objetivos e compromissos de agenda.
É preciso organizar tarefas e objetivos para poder dizer nãos positivos e ganhar produtividade, cumprindo metas e objetivos. Isto é bom para você, para seu líder, para quem está a sua volta, para sua empresa e também para sua família. Marisa contou que tem conseguido ir para casa mais cedo e não trabalha mais aos fins de semana. Pense nisso.
Próximo post vamos falar de priorização.
Até lá!